PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

Penyerahan Rencana Umum Pengadaan 

PA/KPA menyerahkan Rencana Umum Pengadaan kepada PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan yang terdiri dari:

a.    kebijakan umum pengadaan yang meliputi:

1)   pemaketan pekerjaan;

2)   cara pelaksanaan Pengadaan; 

3)   pengorganisasian pengadaan; dan

4)   penetapan penggunaan produk dalam negeri;

b.    rencana penganggaran biaya pengadaan serta biaya pendukungnya; 

c.    Kerangka Acuan Kerja (KAK).

2.   Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan

Pengkajian ulang Rencana Umum Pengadaan dapat dilakukan melalui rapat koordinasi dengan ketentuan sebagai berikut:  

a.    PPK mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis untuk membahas Rencana Umum Pengadaan.

b.    Pembahasan Rencana Umum Pengadaan meliputi:

1)  Pengkajian Ulang Kebijakan Umum Pengadaan

a)    Dalam hal mengkaji ulang kebijakan umum pengadaan, PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan hanya melakukan pengkajian ulang terhadap pemaketan pekerjaan.

b)   PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang pemaketan pekerjaan untuk meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran Usaha Mikro dan  Usaha Kecil serta Koperasi Kecil, dan penggunaan produksi dalam negeri.

c)    Pengkajian ulang pemaketan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan survei pasar,  browsing  internet, dan/atau kontrak pekerjaan sebelumnya.

d)   Dari hasil pengkajian ulang pemaketan pekerjaan, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk mengubah pemaketan pekerjaan, yaitu penggabungan beberapa paket atau pemecahan paket.

e)    Penggabungan beberapa paket dapat dilakukan sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta.

f)     Pemecahan paket pekerjaan dapat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan.

2)  Pengkajian Ulang Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan

a)    PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan yaitu biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan.

b)   Pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan dilakukan untuk memastikan:

(1)   kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran; 

(2)   perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan; dan

(3)   tersedia biaya pendukung pelaksanaan pengadaan, antara lain biaya pelaksanaan pemilihan Penyedia dan biaya pada saat pelaksanaan pekerjaan.

c)    Apabila biaya pengadaan belum atau kurang dianggarkan serta terdapat kesalahan administrasi dalam Dokumen Anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi Dokumen Anggaran.

3)  Pengkajian Ulang KAK

a)    PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang KAK yang sudah ditetapkan oleh PA/KPA.

b)   Pengkajian ulang terhadap KAK dilakukan untuk meneliti dan memastikan hal-hal sebagai berikut: 

(1)      kejelasan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan yang meliputi:

(a)  latar belakang;

(b) maksud dan tujuan;

(c)  lokasi kegiatan;

(d) ruang lingkup;

(e)  keluaran yang diinginkan;

(f)   sumber pendanaan; 

(g) jumlah tenaga yang diperlukan; dan

(h) hal-hal lainnya.

(2)      kejelasan jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan);

(3)      kejelasan waktu pelaksanaan yang diperlukan, termasuk kapan Barang tersebut harus tersedia pada lokasi kegiatan/sub kegiatan terkait, dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektif tahun anggaran;

(4)      jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan; 

(5)      kejelasan spesifikasi teknis barang yang meliputi :

(a)  spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;

(b) tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;

(c)  memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan

(d) memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

(6)      kejelasan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan;

(7)      pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan;

(8)      pencantuman syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk;

(9)      pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan; 

(10)   jangka waktu sertifikat garansi dan/atau masa pemeliharaan (apabila diperlukan);

(11)   gambar-gambar barang (apabila diperlukan).

4)  Pengkajian ulang penetapan penggunaan Produk Dalam Negeri.

c.    Berdasarkan hasil rapat koordinasi yang dituangkan  dalam Berita Acara:

1)  apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk mengubah Rencana Umum Pengadaan, perubahan tersebut diusulkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali;

2)  apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan; dan

3)  putusan PA/KPA bersifat final.

3. Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan

a.    Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan.

PPK menyusun Rencana Pelaksanaan Pengadaan sesuai dengan hasil kajian Rencana Umum Pengadaan, meliputi: 

1)   Spesifikasi Teknis dan Gambar.

PPK menyusun spesifikasi teknis dan gambar sesuai dengan hasil pengkajian ulang spesifikasi teknis dan gambar brosur, termasuk perubahan yang telah disetujui oleh PA/KPA.

2)   Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 

a)    digunakan untuk pengadaan dengan tanda bukti perjanjian berupa kuitansi, SPK, dan surat perjanjian;

b)   digunakan sebagai:

(1)   alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya;

(2)   dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan; 

(3)   dasar untuk negosiasi harga dalam Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung;

(4)   dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran; dan

(5)   dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh perseratus) nilai total HPS.

c)    dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan;

d)   data yang dipakai untuk menyusun HPS meliputi:

(1)   harga pasar setempat yaitu harga barang dilokasi barang diproduksi/ diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang;

(2)   informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);

(3)   informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;

(4)   daftar biaya/tarif Barang yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal;

(5)   biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya;

(6)   inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

(7)   hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;

(8)   norma indeks; dan/atau

(9)   informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

e)    dalam menyusun HPS telah memperhitungkan:

(10)    Pajak Pertambahan Nilai (PPN); dan

(11)    keuntungan dan biaya  overhead yang dianggap wajar bagi Penyedia maksimal 15% (lima belas perseratus) dari total biaya tidak termasuk PPN;

f)     HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan (PPh) Penyedia.

g)   nilai total HPS terbuka dan tidak rahasia.

h)   riwayat HPS harus didokumentasikan secara baik.

i)     HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian negara;

j)     Tim Ahli dapat memberikan masukan dalam penyusunan HPS; 

k)    HPS ditetapkan :

(12)    paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pemilihan dengan pascakualifikasi; atau 

(13)    paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran ditambah dengan waktu lamanya prakualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi.

3)   Rancangan Kontrak

PPK menyusun rancangan kontrak antara lain meliputi: Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK), pelaksanaan kontrak, penyelesaian kontrak, adendum kontrak, pemutusan kontrak, hak dan kewajiban para pihak, personil dan/atau peralatan penyedia, pembayaran kepada penyedia, pengawasan mutu, serta Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK).

b.    Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan

1)   Berdasarkan kesepakatan PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan dan/atau keputusan PA/KPA, PPK menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan.

PPK menyerahkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada ULP/Pejabat Pengadaan sebagai bahan untuk menyusun Dokumen Pengadaan.